Como usar a Metodologia Ágil para a Organização Pessoal?

Como usar a Metodologia Ágil para a Organização Pessoal?

Muitas vezes, sentimos diversos bloqueios em nossas vidas. Esses bloqueios podem ser oriundos de uma rotina desregrada, procrastinação ou falta de disciplina. Mas não criemos pânico! Isso pode ser resolvido. Saiba como a Metodologia Ágil pode auxiliar em sua organização pessoal e gestão do tempo!

A metodologia ágil surgiu na área de tecnologia para ajudar a desenhar fluxos de trabalho em projetos complexos de desenvolvimento de software. No entanto, ela saiu dos escritórios de TI e invadiu outros mercados e inclusive, a organização pessoal.

Não há magia ou fórmulas difíceis, apenas um método de organização que proporciona fluidez do início ao fim das tarefas a serem feitas. Aliás, ele oferece justamente essa visibilidade do todo: início, meio e fim. Tudo o que precisamos para realizar uma tarefa e sermos bem-sucedidos.

Conceito da metodologia ágil

Em 2001, 17 desenvolvedores discutiram formas de desenvolver de forma mais prática, baseada em suas experiências. Ali nascia o famoso “Manifesto Ágil“, que possui quatro fundamentos:

1 – “indivíduos e interações acima de processos e ferramentas”;

2 – “software funcionando acima de documentação abrangente”;

3 – “colaboração com o consumidor/cliente acima de negociação de contratos”;

4 – “responder a transformações/mudanças mais do que seguir um plano”.

O que está destacado em negrito, logo acima, são os pontos mais valorizados.

Aplicando a metodologia ágil na organização pessoal

Se você está na vibe #MarieKondo entendeu que a organização pessoal é fundamental para termos uma vida melhor e feliz. Entretanto, o caminho para isso não é dos mais fáceis.

Para que você atinja o sucesso total na organização pessoal, é essencial fazer um mapeamento de todas as atividades, tarefas, compromissos e tudo mais que você tem a fazer e de quantas em quantas vezes. Além disso, é super importante fazer uma gestão do tempo para poder planejar bem a duração das suas tarefas.

Não há processo ou metodologia ágil que resista aos vacilos de quem resiste a organização pessoal e a mudança dos hábitos ruins. Todavia, a mudança começa primeiramente em você, de dentro para fora. Dito isso, vamos lá.

Princípios da metodologia ágil para a organização pessoal

Abertura à mudanças

Em uma vida dinâmica, repleta de informação e correrias, precisamos agir de forma cada vez mais rápida. Por isso, precisamos constantemente nos adaptar as inúmeras mudanças simultâneas.

Mudanças geralmente são desconfortáveis – e sabemos que nem todos curtem. Porém, precisamos abraçar as mudanças e nos adaptar. Sermos flexíveis é a chave para lidarmos com o novo mundo.

Desafios e problemas sempre existirão, mas levar a imprevisibilidade com leveza (sem se sentir vítima das circunstâncias), ajuda a viver melhor. Principalmente nas horas difíceis.

Melhoria contínua

Equipes que trabalham com a metodologia ágil, mais precisamente com o SCRUM (falaremos sobre ele mais adiante), tem como prática a reunião de retrospectiva após a sprint (digamos que é um ciclo de trabalho) para identificar os pontos positivos e os negativos – para melhorar para a próxima sprint. Assim devemos ser na vida.

A organização pessoal pede uma retrospectiva de nossos atos para que possamos identificar o que foi bom e o que não foi, para assim, melhorarmos.

O aperfeiçoamento só vem de uma reflexão profunda e honesta sobre si mesmo.

Auto-organização

Ser uma pessoa disciplinada pode parecer um verdadeiro desafio aos que não são muito favoráveis a organização pessoal. Porém, é apenas com a disciplina que será possível chegarmos onde nos propomos. Não há fórmula mágica.

Jogadores de futebol treinam todos os dias para conseguirem ter bons resultados nas partidas. Então, pense em você como um jogador da vida. Conhecimento técnico sem qualquer aplicação ou experiência não o levará a concretização dos seus sonhos.

Seja comprometido com você mesmo, entenda o que é prioridade, defina tempo para concluir tarefas e avance, pouco a pouco. Enfim, não seja refém de si mesmo. Lembre-se: o vitimismo não te ajudará a ter sucesso. 

Ferramentas de metodologia ágil para organização pessoal

Existem diversas ferramentas de metodologia ágil. No entanto, iremos focar no SCRUM e Kanban devido a sua facilidade para ser aplicado na organização pessoal.

Scrum

No Scrum, os projetos são divididos em sprints, ou seja, ciclos de trabalho com curta duração – em média, de 2 semanas a 1 mês. A sprint representa um “caixa”, onde há um conjunto de atividades a serem executadas. No início de cada sprint há uma reunião de planejamento, onde são definidas e priorizadas as atividades.

A cada dia, é realizado uma breve reunião chamada daily. Essa reunião tem como objetivo informar o que foi feito no dia anterior, identificar o que impediu algo de ser feito e priorizar o trabalho do dia.

Ao final da sprint, a equipe apresenta o que foi feito. Depois, é feito uma reunião de retrospectiva sobre o que foi realizado no período.

Aplicando o SCRUM na organização pessoal

Com o uso de agenda (seja digital ou física) e ferramentas de to-do’s, você pode, no último dia do mês, levantar todas as tarefas e compromissos do mês seguinte. Desde pagar contas até ir ao chá de bebê da vizinha. Dessa forma, você divide as tarefas entre planejamentos semanais e revisões diárias. Fica mais ou menos assim:

Todo domingo, primeiro dia da semana, você planeja a semana vigente: o que deve ser feito em cada dia? quais são os recursos necessários que você precisa para executar essas tarefas e ir a esses compromissos? 

Diariamente, você separa 15 minutos antes de começar o dia, e verifica o que foi feito no dia anterior e o que deve ser feito hoje. No final da sua sprint, que será no sábado, você avalia que tarefas ficaram em pendência, porquê e o que você fará a respeito.

Além disso, pode ser bastante útil separar, para cada tarefa, um período de tempo para sua realização. Assim, você somará sua organização pessoal à gestão do tempo – dessa maneira, será possível ser mais assertivo na realização do planejamento das suas tarefas.

Kanban

O Kanban aumenta a eficiência e otimiza o processo de realização de tarefas. É uma gestão bastante visual – através do uso de post-its coloridos – muito usada para essa metodologia ágil. Basicamente, os post-its são usados para representar as tarefas que precisam ser feitas, as que estão sendo feitas e as concluídas.

E para não desperdiçar papel, você pode ter essa mesma gestão visual no digital usando o Trello. Aqui você conhece as inúmeras possibilidades que você pode usar à seu favor.

Você não precisa ficar à mercê das circunstâncias ou das inúmeras tarefas e responsabilidades que tem. Use o seu tempo com sabedoria e saiba priorizar. O seu tempo é valioso demais para desperdiçar com vários nadas!

Você está à um passo de iniciar a organização pessoal com sucesso! Preparado? Então VAAAI!