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Como reduzir o absenteísmo na empresa em 10 dicas

Como reduzir o absenteísmo na empresa em 10 dicas

O absenteísmo é a falta de assiduidade no trabalho e outros deveres do funcionário, seja por atraso ou ausência. Saiba como reduzir o absenteísmo na sua empresa em 10 dicas!

As organizações, geralmente, associam o absenteísmo ao desempenho e à remuneração do funcionário para reduzir a taxa geral de absenteísmo. Entretanto, os motivos pra o fenômeno podem ir além.

O absenteísmo dos funcionários não é um problema recente. Em um dia de trabalho normal, é comum não vermos alguns rostos conhecidos durante o expediente. Porém, essa prática reduz a produtividade do negócio, prejudica o trabalho em equipe e aumenta os custos de mão de obra – considerando que a empresa deseja substituir pessoal para realizar tarefas pré-agendadas para o dia.

Para driblar o absenteísmo na sua empresa, separamos 10 dicas para que esse problema não vire um hábito.

10 dicas para gerenciar e reduzir o absenteísmo na empresa

Aqui estão algumas sugestões para evitar o absentismo excessivo no trabalho. Vamos dar uma rápida olhada neles.

1. Defina uma política

Todos os funcionários devem estar cientes da política da empresa em relação a folgas e flexibilidade na rotina de trabalho. 

Esse é o primeiro passo para evitar falhas na comunicação, conflitos e uma taxa alta de absenteísmo.

Certifique-se de que as expectativas de frequência estejam claramente definidas. Algumas ausências e atrasos podem ser atribuídos a mal entendidos. Contudo, a solução pode ser mais simples do que se imagina. Estabelecer expectativas também requer comunicações claras sobre a política e as repercussões das ausências.

Garanta que todos os funcionários saibam o que fazer quando precisarem atrasar ou perder um dia. Eles devem saber quando e para quem entrar em contato, e quais informações precisam ser fornecidas. Aliás, os funcionários também devem entender quais documentações, se houver, eles precisarão fornecer a empresa no momento do retorno (por exemplo:  atestado médico).

Também é importante decidir o nível de acompanhamento que a organização considera necessário em relação a ausências. Por exemplo: todas as ausências deverão ter uma justificativa com prova? O atraso vai contra as ausências autorizadas do funcionário ou será tratado separadamente?

Essa política precisa estar acessível a todos os funcionários para que seja revisitada sempre que necessário. Da mesma forma, qualquer alteração nesse documento deve ser informada imediatamente aos funcionários. 

2. Reforce a política entre os funcionários

Pode ser tentador permitir mais ausências do que a política descreve quando os funcionários enfrentam situações difíceis. Embora seja óbvio que a empresa seja livre para fazê-lo, é melhor ter uma política que tenha flexibilidade incorporada para que possa ser implementada de forma consistente. Dessa forma, não serão incitadas alegações de favoritismo ou discriminação quando a política for aplicada de forma diferente para indivíduos diferentes.

Esse problema é especialmente difícil de controlar em diferentes níveis ou diferentes setores. Um gerente pode ser mais tolerante em registrar atrasos e ausências, por exemplo, enquanto outro pode registrar tudo – o que pode levar à ressentimento se os funcionários perceberem esse comportamento inconsistente. Ademais, todos os líderes devem ser treinados sobre como implementar a política de forma consistente e justa para todos.

Uma solução pode ser alterar os horários, quando apropriado, para acomodar as diferentes necessidades dos funcionários.

3. Documente o que for possível

Nem todos os funcionários são irresponsáveis. No entanto, quando uma pessoa está de licença médica, certifique-se de pedir atestado médico explicando a alegação de doença para eventuais solicitações do financeiro da empresa.

4. Respeite os direitos dos funcionários

É essencial monitorar o absenteísmo individual dos funcionários para que eles façam o melhor uso de sua política de licenças e folgas. Entretanto, funcionários que recebem licenças devido a doenças não devem, em hipótese alguma, ser tratados de maneira “grosseira”. 

Respeite os direitos e não os incomode com questionamentos desnecessários.

Lembre-se que os funcionários podem precisar de assistência para voltar ao trabalho. Isso pode incluir opções para serviços mais leves, período de trabalho parcial ou home office temporariamente. 

5. Identifique padrões de comportamento

O RH deve analisar os padrões de licenças repetitivas de funcionários individualmente, bem como de um grupo de funcionários. Se um funcionário se ausenta em um determinado dia da semana repetidamente, ou se um determinado grupo de pessoas não comparece no mesmo dia, não ignore esses padrões.

Nesses casos, monitore os níveis gerais de ausência no local de trabalho e tente analisar a correlação. Realize reuniões com os funcionários para discutir essas correlações e reduzir o absenteísmo o mais rápido possível, após o diagnóstico.

6. Estabeleça um ambiente de trabalho saudável e feliz

Sem dúvida, um ambiente de trabalho feliz acrescenta mais à produtividade de um funcionário. Garanta que as condições de trabalho e o ambiente sejam organizados, seguros e com um bom clima organizacional.

7. Engaje os funcionários

Você sabia que 85% dos colaboradores dos EUA não se sentem engajados em seus empregos? Foi o que revelou um estudo da Gallup em janeiro de 2018.

É essencial manter os funcionários motivados e engajados em atividades divertidas, que agreguem conhecimento na carreira. Faça pesquisas de clima, visitas às equipes, ofereça treinamentos e outras atividades de desenvolvimento de carreira para sustentar o interesse no trabalho.

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Trabalhe para manter os funcionários motivados e engajados. Funcionários satisfeitos têm menos probabilidade de abusar de uma política de absenteísmo.

8. Considere a implementação de programas de saúde na empresa

Para melhorar o bem estar dos funcionários, considere incluir workshops e programas voltados ao bem estar dos funcionários. Desde incentivos palestras sobre fumo, bebidas e alimentação desregrada.

Outras iniciativas que podem ajudar a reduzir o estresse, como massagem e um espaço para praticar atividades físicas, como esteira e bicicleta, podem ajudar a equilibrar níveis de estresse e incentivá-los a terem uma vida melhor.

9. Avalie folgas adicionais, se houver necessidade

A empresa está enfrentando alguma crise que tem feito com que os funcionários precisem trabalhar muito mais horas do seu expediente? Um projeto específico tem tomado horas e mais horas dos funcionários?

Um primeiro passo para reduzir o absenteísmo é oferecer folgas planejadas. Essa ação pode ajudar os funcionários a se planejarem melhor para ir a reuniões de filhos, a consultas médicas e outros compromissos.

10. Programa de recompensas 

Considere a implementação de recompensas que incentivem a frequência. Isso pode ser tão simples quanto fornecer feedback positivo e encorajamento aos funcionários com boa participação. O prêmio? Folgas.

Não ignore o absenteísmo, em vez disso, seja ativo para monitorar, analisar e agir para evitar que os funcionários recebam muitas licenças não programadas.

O absenteísmo pode ser controlado se os funcionários forem incentivados a tirar folga quando realmente precisarem. Por exemplo, é uma boa ideia permitir que seus funcionários tirem um dia de folga em seus aniversários ou em qualquer outro dia importante para eles.

Além disso, também é necessário que os líderes e o RH sejam exemplos. Se os gerentes/RH são bons em estabelecer o exemplo ideal para os funcionários, isso automaticamente os motivará a tirar folga pessoal apenas pelas razões legítimas e deixarem de agir de maneira descuidada.

Certifique-se de que os líderes entendam que as ausências geralmente ocorrem em horários em que os funcionários estão passando por dificuldades. Portanto, é importante não ver funcionários apenas como “números” e ter bom senso e compaixão, oferecendo-lhes apoio para enfrentar problemas pessoais.

Você já teve que lidar com problemas de absenteísmo? O que funcionou melhor em sua organização para reduzir as ausências? Deixe nos comentários.