Como implantar novas ferramentas e tecnologias na sua organização?

Foto de dois monitores com programas abertos

A adesão de novas ferramentas e tecnologias na organização – como novas plataformas de e-mail, softwares, programas ou sistemas – nem sempre é fácil. Desde encontrar a ferramenta ideal para atender às diversas necessidades até conquistar a liderança e o time, mudanças nesse âmbito são bastante complicadas de se lidar.  

Contudo, para garantir ao máximo o tempo e a energia investidos na implantação de novas ferramentas e tecnologias, elaboramos uma lista de dicas que certamente causarão um impacto positivo no processo da sua empresa.

1. Envolva o CEO

Seu CEO define o exemplo do que é e o que não é aceitável em sua organização. Ele é um ponto de referência de extrema importância aos funcionários.

Para sua nova tecnologia decolar, você precisará do buy-in de seu CEO. Talvez você já tenha precisado do selo de aprovação por parte dele para cobrir o custo desse investimento. Entretanto, você precisará mais do que isso.

Seu CEO precisa estar visivelmente a bordo e envolver-se ativamente na introdução de novas ferramentas e tecnologias – especialmente nos primeiros dias. Seu envolvimento é um sinal que isso é algo com o qual sua organização está comprometida.

A boa notícia é que sua contribuição é simbólica, e não administrativa. Seu CEO não precisará fazer o trabalho pesado para colocar essas novas ferramentas e tecnologias para rodar. Desse modo, esse ponto torna mais fácil o seu envolvimento.

3 maneiras pelas quais seu CEO pode estar envolvido

  1. Anunciando que novas ferramentas estão chegando – seja por e-mail ou por sua intranet, esta notícia é melhor se vier assinada pelo CEO.
  2. Participando do lançamento – mostra apoio e incentiva outras pessoas a se envolverem (especialmente aquelas que estão com reservas quanto à mudança).
  3. Se tornando um usuário ativo – depois que a tecnologia for implementada, é importante que seu CEO seja use a nova ferramenta. Isso será um ótimo exemplo para todos.

2. Tenha uma equipe de entusiastas de novas ferramentas e tecnologias

A menos que sua organização seja muito pequena, seu CEO não deve ser o único defensor de inovações tecnológicas. Todavia, você também precisará de defensores do produto.

Esses profissionais recebem informações extras sobre o que vem por aí com o papel de construir uma impressão positiva antes que todos tenham acesso. Eles também incentivarão a adoção após ser lançada.

Recomendamos escolher pessoas de diferentes áreas da empresa. Isso potencializará a adesão, e as equipes estarão mais propensas a ouvir alguém do departamento que está entusiasmado.

Finalmente, certifique-se de dividir este trabalho uniformemente e permitir que qualquer pessoa se envolva. Dessa forma, é possível combater a resistência precoce à mudança e estimular a sensação de trabalho em equipe.

3 coisas que seus entusiastas das novas ferramentas e tecnologias devem fazer

  1. Construir o buzz antes da adesão – nas semanas que antecedem o dia da virada, os entusiastas das novas ferramentas e tecnologias podem enviar e-mails informativos e conversar com colegas para criar um burburinho em torno dos benefícios.
  2. Construir um time de “suporte” – Uma das maiores razões por trás de um fracasso tecnológico é a falta de conhecimento do usuário. Todos têm diferentes capacidades tecnológicas, e é fácil para as pessoas se frustrarem e desistirem por não saber como usar algo. É possível criar um caminho de menor resistência com entusiastas de produtos experientes à disposição para responder perguntas e fornecer suporte.
  3. Incentivar a atividade e o uso de seus entusiastas – assim como o CEO, eles devem ser ativos no uso das novas ferramentas e tecnologias para influenciar positivamente os demais.

3. Tenha um bom plano de transição

O lançamento de novas tecnologias é um passo importante no processo. Se você realizar apenas a instalação e pedir para as pessoas usarem, é pouco provável que as usem.

As pessoas precisam de contexto: por que estamos aderindo a essas novas ferramentas? Para que devemos usá-las – e como as usamos?

Crie um encontro informal que permita mostrar o valor e os benefícios à todos. Em seguida, aproveite para responder a todas as dúvidas. Após o encontro, envie um resumo do que foi conversado e os links de tutoriais.

3 estratégias de lançamento

  1. Combine um encontro antes do uso – mostre o valor e os benefícios das novas ferramentas e tecnologias. Dê espaço para questionamentos e dúvidas e esclareça uma a uma.
  2. Ofereça treinamento – ensine as pessoas a usarem mostrando as novas ferramentas e tecnologias em ação. Após o treinamento, envie um e-mail para toda a equipe com links de tutoriais para quaisquer dúvidas. E claro, se mantenha à disposição para ajudá-los nessa transição.
  3. Use a gamificação – para acelerar a adoção das novas ferramentas e tecnologias, use estratégias de gamificação e ofereça premiações para quem mais usar ou ser tornar expert em um período definido.

Por último, mas certamente não menos importante, não desanime.

Nem sempre é fácil todos gostarem ou enxergarem o valor de uma mudança imediatamente. Por isso, tenha um bom planejamento, faça uma boa transição e conquiste o máximo de pessoas para serem defensores. Certamente essas práticas tornarão o processo mais simples.

Com essas dicas você conseguirá dar os primeiros passos para boas mudanças 🙂